Mit Checkliste: Webinare erfolgreich durchführen

Sie möchten von Ihrer Zielgruppe als Experte wahrgenommen werden und Kontakte zu potentiellen Kunden knüpfen? Dann sollten Sie schnellstens mit der Planung Ihres ersten Webinars beginnen.

Mit diesem Blogartikel unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung. Sie erfahren auf welche Dinge Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Webinars achten sollten. Am Ende des Artikels finden Sie dazu eine ausführliche Checkliste, die Sie bei jedem künftigen Webinar unterstützen wird.

Bevor wir richtig starten, sollte erst einmal der Begriff Webinar klar sein. Webinare gibt es mittlerweile schon eine ganze Weile. Die Tatsache, dass sie nach wie vor zu den beliebtesten Wegen zählen, Inhalte online zu vermitteln, spricht eindeutig für sie.
Ein Webinar ist ein online-basiertes Event, das ganz unkompliziert ermöglicht, Teilnehmer aus der ganzen Welt zusammenzubringen. Die Besonderheit: obwohl eine räumliche Distanz besteht und oft hunderte Teilnehmer anwesend sind, vermittelt ein Webinar dem Zuhörer doch das Gefühl eines One-to-One Dialogs. Die Referenten können sich mit einer Webcam einschalten, eine Präsentation zeigen und direkt mit den Zuhörern in den Dialog treten und deren Fragen beantworten.

Das klingt für Sie nach einer tollen Sache?
Dann können wir jetzt starten!

Das Wichtigste zuerst: Webinare sind keine Sales Pitches! Menschen nehmen in den meisten Fällen an Webinaren teil, weil sie etwas lernen wollen und nicht, weil sie unbedingt etwas kaufen wollen. Die Atmosphäre eines Verkaufsgesprächs schadet hier mehr als sie nützt. Viel wichtiger: Richtige und interessante Inhalte, die Lust auf mehr machen. Doch wie findet man solche Inhalte? Über was soll man im Webinar reden?

Entscheidend ist, sich für ein Thema zu entscheiden, welches relevant für die Zielgruppe ist, die man ansprechen möchte. Denn nur, wenn die Zielgruppe sich durch das Thema angesprochen fühlt und überzeugt ist, bei dem Webinar etwas Hilfreiches lernen zu können, wird es für das Webinar zahlreiche Anmeldungen geben.

Je besser man sich in seine Zielgruppe hineinversetzen kann, desto einfacher wird es, ein Thema zu finden. Daher ist es sinnvoll die Themenrecherche dort zu machen, wo sich die Zielgruppe bereits aktiv mit bestimmten Themen auseinandersetzt.

Hierfür eignen sich beispielsweise Soziale Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn. Denn Likes, Kommentare und geteilte Beiträge verraten sehr viel über die Interessen.

Auch relevante Foren oder Blogs können Themen und Fragen aufdecken, mit denen sich die Zielgruppe beschäftigt.

Sobald das Thema des Webinars steht, sollte ein grobes Outline verfasst werden, das dann anschließend in eine Präsentation übertragen werden kann.

Das Thema ist gefunden, Zeit sich in die Präsentation zu stürzen... doch Halt! Bevor man sich mit der Ausgestaltung der Präsentation beschäftigt, sollte man sich Gedanken machen, welche wichtigen Punkte im Webinar angesprochen werden sollen. Think first, create second!

Eine grobe Outline hat drei wesentliche Vorteile:

• Man verschafft sich einen Überblick über das Thema und ist dadurch auf mögliche Fragen über den Inhalt der Präsentation hinaus vorbereitet.
• Man kann die wichtigsten Themen identifizieren und überfrachtet das Webinar nicht mit zu vielen Informationen.
• Man bekommt ein Gefühl für die Dramaturgie des Webinars und kann es so gestalten, dass die Zuhörer am Ball bleiben.
   

Es ergibt sich kein roter Faden oder es sind Stellen zu erkennen, die sich in die Länge ziehen und nicht auf den Punkt kommen? Dem direkt entgegenwirken!
Jetzt ist der Zeitpunkt, das thematische Konzept des Webinars gut zu durchdenken und Schwachstellen zu beseitigen!

Achtung! Genau wie bei jeder anderen Präsentation gilt auch bei Webinaren: Weniger ist mehr. Aber zu wenig ist auch nicht gut. Es gilt also die richtige Menge an Informationsgehalt zu finden. Die Teilnehmer sollten nicht von zu viel Inhalt auf den Folien überfordert sein, sollten aber auch nicht durch zu knappe Informationen das Gefühl bekommen, mitschreiben zu müssen.

Die Dauer eines guten Webinars sollte ca. 30-45 Minuten betragen.

Sobald die Präsentation steht, können (sparsam!) Animationen eingearbeitet werden. Einkreisungen, Pfeile und Symbole können bestimmte Elemente live hervorheben und den Teilnehmern so das Nachverfolgen der Präsentation erleichtern.

Es gibt zahlreiche professionelle Tools für die Durchführung von Webinaren. Hierzu zählen beispielsweise ClickMeeting, GoToWebinar, Webinaris oder Zoom. Solche Tools haben gegenüber normalen Videokonferenz-Tools den Vorteil, dass

• hohe Teilnehmerzahlen möglich sind.
• Aufnahmefunktionen und Analysetools bereits integriert sind.
• Einladungen direkt über das Tool versendet werden können.

Alternativ kann auch ein normales Videokonferenz-Tool wie GoToMeeting genutzt werden.

Egal auf welches Tool die Entscheidung fällt: Falls man noch keine Erfahrung hat, sollte man sich so lange damit beschäftigen, bis man sich sicher fühlt. So können später unangenehme technisch bedingte Situationen während dem Präsentieren vermieden werden.

Ein weiterer Punkt in der technischen Vorbereitung ist die Anmeldeseite. Hierbei hat es sich in der Praxis bewährt ein Anmeldeformular auf der eigenen Webseite bereitzustellen. Anstatt einem schlichten Formular, ist eine Inhaltsseite, die noch einmal kurz die Inhalte und die Learnings des Webinars aufzeigt und vielleicht auch schon kurz den Referenten vorstellt, sehr viel ansprechender für den Nutzer.

Da niemand gerne ellenlange Formulare ausfüllt, sollte sich das Formular auf die wirklich wichtigen Informationen beschränken.

Und Achtung: Den Hinweis auf die Datenschutzerklärung nicht vergessen.

Eine Anmeldeseite nützt natürlich erst dann etwas, wenn Nutzer darauf gelangen. Das funktioniert am besten über konkrete Einladungen. Diese können direkt per E-Mail (wenn vorhanden) oder über die Event-Funktionen der sozialen Medien versendet werden. Seit neuestem gibt es neben Facebook und xing auch bei LinkedIn die Möglichkeit Events zu erstellen.

Natürlich sollte eine Einladung immer das Thema, das Datum und die Uhrzeit enthalten. Wirklich entscheidend ist jedoch der Einleitungstext. Denn von den ersten Sätzen hängt ab, ob der Nutzer die Einladung als interessant empfindet und weiterliest. Da der Hauptgrund für die Teilnahme an einem Webinar die Learnings sind, die man daraus mitnehmen kann, sollte darauf im Einleitungstext eingegangen werden.

Zusätzlich zu den direkten Einladungen sollte das Webinar auch organisch und bezahlt über die sozialen Medien beworben werden. Hierfür sollte eine kleine Grafik mit den Kerninformationen ausgearbeitet werden, die dann über die Targeting-Optionen gezielt an die Zielgruppe ausgespielt werden kann. Wichtig: Link zur Anmeldeseite nicht vergessen.

Beim erfolgreichen Bewerben sind ein bis zwei Tage vor dem Webinar die meisten Anmeldungen bereits erfolgt. Aus den Anmeldungen sollte eine Teilnehmerliste erstellt werden. Die Liste ermöglicht neben einem allgemeinen Überblick später auch eine Erfolgskontrolle.

Bereits seit Schulzeiten wissen wir alle: das Schlimmste, was bei einer Präsentation passieren kann, ist, dass die Technik nicht mitspielt. Daher sollte man auch bei Webinaren rechtzeitig die Technik testen. Beim aller ersten Webinar empfiehlt sich sogar ein kompletter Testdurchlauf, um unangenehme Überraschungen während dem Präsentieren zu vermeiden.

Der Referent sollte sich rechtzeitig vor dem Start in das Webinar einschalten. Damit die Zeit bis zum tatsächlichen Start nicht von unangenehmer Stille gefüllt wird, kann jeder Teilnehmer mit einer einfachen Frage, beispielsweise nach dem Unternehmen und der Herkunft, freundlich begrüßt werden.

Wie bei jeder anderen Veranstaltung kommt es auch bei Webinaren vor, dass nicht alle angemeldeten Teilnehmer auch tatsächlich teilnehmen. Daher sollte nicht auf jeden einzelnen Teilnehmer gewartet werden. Aus der Erfahrung heraus nehmen nur ca. 50% der Anmeldungen wirklich teil.

Persönlichkeit und Interaktivität halten die Teilnehmer am Ball und gestalten das Webinar interessanter. Um dem Webinar einen persönlichen Touch zu geben, kann eine Webcam genutzt werden. Um die Interaktivität zu fördern, können die Teilnehmer dazu ermuntert werden, über den Chat Fragen zu stellen.

Gerade für die ersten Webinare bietet sich hier an, einen Moderator als Unterstützung hinzuzuziehen. Denn während dem Präsentieren fällt es vielen schwer, gleichzeitig ein Auge auf den Chat zu werfen. Das ist völlig normal. Der Moderator kann hier unterstützen und den Referenten während dem Webinar auf Fragen im Chat aufmerksam machen.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer per Headset hinzuschalten und die Fragen direkt stellen können. Welche die bessere Vorgehensweise ist, sollte jeder Referent für sich selbst entscheiden.

Damit den Teilnehmern bewusst ist, dass sie sich voll und ganz auf das Webinar konzentrieren können und nicht mitschreiben müssen, sollte direkt am Anfang der Hinweis gegeben werden, dass das Webinar aufgezeichnet und die Aufnahme im Anschluss jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt wird.

Sobald sich das Webinar dem Ende neigt, kann direkt das nächste Webinar (wenn schon geplant) angekündigt werden.

Außerdem kann es hier auch interessant werden die Chance zu nutzen und die Teilnehmer ganz direkt zu fragen, welche Themen für weitere Webinare interessant wären.

Da wie bei jeder Präsentation manchmal erst im Nachhinein Fragen aufkommen, sollte den Teilnehmern mitgeteilt werden, dass sie diese gerne über die Sozialen Netzwerke oder per E-Mail stellen können.

Nach dem Webinar ist vor dem Webinar. Daher sollte jeder Teilnehmer die Möglichkeit haben sich das Webinar und dessen Inhalte noch einmal in Ruhe anzusehen. Neben dem Versenden der Präsentation an die Teilnehmer, kann das aufgenommene Webinar auch über vimeo oder YouTube und auf der eigenen Webseite zur Verfügung gestellt werden.

In der E-Mail, in der die Präsentation versendet wird, sollte nachgefragt werden, ob der Teilnehmer in Zukunft per Newsletter über weitere Webinare informiert werden darf.
Nicht vergessen: Auch diejenigen, die sich zwar für das Webinar angemeldet hatten, aber dann doch nicht teilnehmen konnten, freuen sich mit Sicherheit über diese Informationen.

Da der erste „persönliche“ Kontakt durch das Webinar stattgefunden hat, können Kontaktanfragen über LinkedIn und/ oder xing an die Teilnehmer versendet werden. Dies trägt zur Kundenbindung bei.